Jak otworzyć kawiarnię i zdobyć stałych gości od pierwszego dnia

Jak otworzyć kawiarnię, żeby nie była tylko ładnym miejscem, w którym zarabia się za mało? To pytanie zadaje sobie każdy, kto marzy o własnym lokalu z ekspresem i ciastem w witrynie. W tym poradniku przechodzimy przez najważniejsze etapy: od pomysłu i biznesplanu, przez koszty i formalności, po pierwsze tygodnie po otwarciu. Najwięcej miejsca poświęcamy temu, o czym w poradnikach pisze się rzadko: jak od pierwszego dnia budować grono stałych gości, bo to oni decydują, czy kawiarnia przetrwa pierwszy rok.

Jak otworzyć kawiarnię: zacznij od pomysłu i okolicy

Zanim zaczniesz szukać lokalu, odpowiedz sobie na dwa pytania: kto będzie Twoim gościem i dlaczego ma przychodzić właśnie do Ciebie. Kawiarnia przy biurowcu żyje z porannej kawy na wynos. Kawiarnia na osiedlu z rodzin, które w weekend przychodzą na ciasto. Kawiarnia w centrum z turystów i studentów, którzy siedzą długo przy jednej kawie.

Każdy z tych pomysłów wymaga innego lokalu, innego menu i innych godzin otwarcia. Dlatego zacznij od obserwacji. Postój pod wybranym miejscem o różnych porach dnia, policz przechodniów, zajrzyj do konkurencji w okolicy. Zobacz, czego brakuje: może w okolicy jest pięć sieciówek, ale nie ma miejsca z dobrym ciastem domowym.

Biznesplan kawiarni bez tajemnic

Biznesplan kawiarni nie musi być grubym dokumentem dla banku. Najważniejsze, żeby odpowiadał na kilka konkretnych pytań:

• Ile kosztuje otwarcie i skąd weźmiesz te pieniądze?
• Ile wynoszą stałe koszty miesięczne: czynsz, pensje, media, księgowość?
• Ilu gości dziennie i z jakim rachunkiem potrzebujesz, żeby te koszty pokryć?
• Co zrobisz, jeśli przez pierwsze miesiące ruch będzie mniejszy, niż zakładasz?

To trzecie pytanie jest najważniejsze. Podziel miesięczne koszty przez średni rachunek i liczbę dni otwarcia, a zobaczysz, ilu gości potrzebujesz każdego dnia. Często wynik jest otrzeźwiający. Dobrze jest go znać przed podpisaniem umowy najmu, a nie po.

Koszt otwarcia kawiarni: z czego się składa

Ile kosztuje otwarcie kawiarni? Odpowiedź zależy od wielkości lokalu, jego stanu i tego, czy kupujesz sprzęt nowy, czy używany. Zamiast podawać kwoty, które szybko się dezaktualizują, pokazujemy listę pozycji, które warto policzyć u siebie:

• Lokal: kaucja, pierwszy czynsz, ewentualne odstępne.
• Remont i wyposażenie: instalacje, wentylacja, lada, meble, oświetlenie.
• Sprzęt: ekspres, młynek, zmywarka, lodówki, witryna chłodnicza, piekarnik, jeśli pieczesz na miejscu.
• Kasa fiskalna i terminal płatniczy.
• Pierwszy towar: kawa, mleko, ciasta, opakowania na wynos.
• Formalności i projekty: projekt technologiczny, odbiory, doradztwo.
• Marketing na start: szyld, menu, wizytówka w Google, program lojalnościowy.
• Rezerwa: pieniądze na pierwsze miesiące, zanim kawiarnia zacznie na siebie zarabiać.

Ostatnia pozycja jest najczęściej pomijana, a to ona decyduje o tym, czy przetrwasz słabszy początek. Kawiarnia rzadko jest pełna od pierwszego tygodnia.

Lokal i formalności

Wybór lokalu to najważniejsza decyzja w całym projekcie. Zwróć uwagę na ruch pieszy, widoczność witryny, możliwość wystawienia ogródka i na to, czy lokal spełnia wymagania sanepidu dla gastronomii. Przeróbki instalacji w lokalu, który nie był wcześniej gastronomią, potrafią pochłonąć dużą część budżetu.

Po stronie formalnej potrzebujesz przede wszystkim działalności gospodarczej, zatwierdzenia lokalu przez sanepid, kasy fiskalnej i, jeśli chcesz sprzedawać alkohol, zezwolenia z gminy. Szczegóły warto sprawdzić w swoim urzędzie i sanepidzie przed podpisaniem umowy najmu, bo wymagania potrafią się różnić w zależności od lokalu i zakresu działalności.

Jak prowadzić kawiarnię w pierwszych miesiącach

Pierwsze miesiące to czas uczenia się. Zobaczysz, które godziny są najbardziej ruchliwe, które ciasta schodzą, a które zostają, i czego goście pytają najczęściej. Warto to zapisywać. Kilka rzeczy, które pomagają w tym okresie:

• Krótkie menu. Lepiej mniej pozycji zrobionych dobrze niż długa karta, której nie da się utrzymać.
• Stała jakość. Gość, który raz dostał świetną kawę, a raz przeciętną, nie wie, czego się spodziewać.
• Szkolenie zespołu. Obsługa to twarz kawiarni. Uśmiech i imię gościa przy ladzie budują więcej niż reklama.
• Obserwacja liczb. Codzienny utarg, liczba rachunków, średni rachunek. Bez tego trudno ocenić, czy coś działa.

Zespół i grafik

Nawet najlepsza kawa nie obroni się, jeśli za ladą stoi zmęczony, nieprzeszkolony zespół. Zanim otworzysz kawiarnię, zastanów się, ile osób potrzebujesz w godzinach szczytu, a ile w spokojniejsze popołudnia. Właściciel, który sam stoi za ladą od otwarcia do zamknięcia, wypala się po kilku miesiącach, a wtedy cierpi i jakość, i atmosfera.

Dobrze jest mieć przynajmniej jedną osobę, która zna przepisy, ustawienia ekspresu i zasady programu lojalnościowego tak samo dobrze jak Ty. Przeszkol zespół z naliczania punktów przed otwarciem, żeby pierwszego dnia nikt nie musiał się uczyć przy kolejce. W WierniZostaja obsługa widzi tylko ekran skanera i imię gościa, bez salda i ustawień, więc szkolenie zajmuje kilka minut.

Promocja kawiarni przed otwarciem i w pierwszym tygodniu

Promocja kawiarni zaczyna się, zanim otworzysz drzwi. Szyld z informacją o dacie otwarcia, profil w mediach społecznościowych ze zdjęciami z remontu, wizytówka w Google z godzinami otwarcia. Ludzie z okolicy lubią obserwować, jak powstaje nowe miejsce.

Na otwarcie dobrze działa coś, co zaprasza do powrotu, a nie tylko do jednorazowej wizyty. Darmowa kawa w dniu otwarcia przyciągnie tłum, ale część osób już nie wróci. Lepiej, żeby każdy gość pierwszego dnia wyszedł z punktami na koncie i wiedział, że po kilku wizytach czeka na niego ciastko albo kawa.

Zdobyć stałych gości od pierwszego dnia

Tu jest sedno sprawy. Kawiarnia utrzymuje się nie z ludzi, którzy przyszli raz z ciekawości, tylko z tych, którzy wracają co tydzień albo codziennie. Dlatego program lojalnościowy warto uruchomić od dnia otwarcia, a nie po pół roku, gdy okaże się, że ruch jest za mały.

W praktyce wygląda to tak: na ladzie stoi kod QR. Gość skanuje go telefonem i ma kartę lojalnościową Twojej kawiarni, z Twoim logo i kolorami. Przy każdym zakupie pokazuje kod w telefonie, obsługa skanuje go i wpisuje kwotę rachunku, a punkty pojawiają się od razu. W katalogu czekają nagrody: ciastko do kawy, kawa, śniadanie dla dwojga.

Dzięki temu od pierwszego tygodnia wiesz, ilu gości dołączyło do programu i ilu z nich wróciło. To bezcenna wiedza w okresie, w którym wszystko dopiero się układa. Więcej przykładów nagród znajdziesz w artykule program lojalnościowy: przykłady, które działają.

Jak zwiększyć sprzedaż w kawiarni

Gdy kawiarnia już działa, przychodzi czas na zwiększanie przychodu bez obniżania cen. Kilka sprawdzonych sposobów:

• Zestawy: kawa z ciastem w jednej cenie upraszczają wybór i podnoszą średni rachunek.
• Propozycja przy ladzie: pytanie o ciastko do kawy zadane naturalnie, bez nachalności.
• Mnożnik punktów w słabsze godziny: podwójne punkty po południu zachęcają stałych gości do drugiej wizyty w ciągu dnia.
• Aktualności: nowe ciasto albo sezonowa kawa ogłoszone w aplikacji przyciągają ludzi, którzy już Cię znają.
• Urodziny gości: podwójne punkty w urodziny to pretekst do wizyty, często w towarzystwie.

Ile zarabia kawiarnia

To pytanie pada zawsze, ale uczciwej odpowiedzi nie da się podać bez znajomości konkretnego miejsca. Zysk kawiarni zależy od czynszu, liczby gości, średniego rachunku, kosztu surowców i pensji. Dwie kawiarnie o podobnym utargu mogą mieć zupełnie inny wynik, jeśli jedna płaci dwa razy wyższy czynsz.

Zamiast szukać średnich, policz własne liczby w biznesplanie i aktualizuj je co miesiąc po otwarciu. Najbardziej na wynik wpływają dwie rzeczy, na które masz realny wpływ: ilu gości wraca i ile zostawiają przy jednej wizycie. Obie wspiera dobrze prowadzony program lojalnościowy. O tym, jak budować relację z gośćmi na co dzień, piszemy w artykule lojalność klientów: jak ją budować w małym lokalu.

Podsumowanie

Otwarcie kawiarni to dużo decyzji naraz: lokal, sprzęt, formalności, menu, zespół. Łatwo w tym wszystkim zapomnieć o najważniejszym, czyli o ludziach, którzy mają do Ciebie wracać. Zaplanuj to od pierwszego dnia: kod QR na ladzie, punkty za każdą wizytę, nagrody w zasięgu kilku tygodni i aktualności, które przypominają o Twoim miejscu.

Jeśli otwierasz kawiarnię i chcesz zobaczyć, jak taki program wygląda z logo Twojego lokalu, umów prezentację. Przygotujemy aplikację w Twoich kolorach.